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Politique de protection des renseignements personnels

Cueillette de l’information

La Fondation canadienne de fiscalité (« FCF ») recueille les renseignements personnels dont elle a besoin dans le cadre de ses relations avec ses membres, clients et auteurs, et avec d’autres personnes qui font affaire avec elle. Un « renseignement personnel » s’entend d’un renseignement concernant un individu identifiable. Par exemple, lorsqu’une personne devient membre de la FCF, s’inscrit à un événement ou achète une publication ou un autre produit, des renseignements personnels relatifs au paiement, incluant des informations sur la personne à contacter, comme l’adresse physique ou électronique, peuvent être recueillis. La FCF peut également conserver un registre des personnes à contacter, incluant des copies de la correspondance et un historique des opérations.

Ces renseignements ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à savoir fournir des produits et des services aux membres et aux clients, traiter les paiements et la correspondance, et garder les membres et les clients au courant des activités et des produits. En aucun cas, la FCF ne peut céder, vendre ou échanger quelque renseignement personnel.

Les renseignements ne sont conservés que pour la période nécessaire à l’objet pour lequel ils ont été recueillis.

Sauvegardes

Compte tenu de leur caractère sensible, tous les renseignements personnels fournis à la FCF par des membres, des clients, des auteurs et d’autres personnes qui font affaire avec elle sont conservés, physiquement et électroniquement, de façon sécuritaire. Ces renseignements ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et leur accès est limité au personnel qui en a besoin pour s’acquitter de ses fonctions administratives.

La FCF a mis en place et maintient des mesures de sécurité précises pour assurer la protection des renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès par des personnes non autorisées, la divulgation, la copie ou l’utilisation ou la modification non autorisées. Ces mesures comprennent l’utilisation de protocoles de mots de passe, le chiffrement et autres logiciels de sécurité destinés à assurer la protection des renseignements personnels lors de l’achat de produits ou de services. Le logiciel est mis à jour périodiquement pour améliorer la protection.

Dans des circonstances très limitées, la FCF peut communiquer des renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services à la FCF dans le cours normal des affaires. Par exemple, certains renseignements personnels doivent être communiqués à la banque pour assurer le traitement du paiement des cotisations ou d’autres opérations financières, ou ils doivent être communiqués à des services de messagerie pour l’expédition des commandes à des membres ou à d’autres personnes. Dans ces circonstances, la FCF ne communique que les renseignements nécessaires à l’obtention du service en question.

Les fournisseurs de service qui s’acquittent de fonctions internes pour le compte de la FCF, comme le stockage de l’information, sont tenus par contrat de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels qui leur sont fournis par la FCF, d’en assurer la protection et de ne les utiliser qu’aux fins de la prestation des services prévus au contrat.

La FCF peut également communiquer des renseignements personnels dans d’autres circonstances expressément permises ou prévues par la loi applicable, dans le cas, par exemple, où un organisme gouvernemental est légalement autorisé à obtenir les renseignements.

Consentement et accès à l’information

La FCF doit obtenir le consentement, explicite ou implicite, des membres et d’autres personnes avec qui elle fait affaire pour utiliser les renseignements personnels qui les concernent aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. On s’attend donc à ce que les personnes sachent comment ces renseignements sont utilisés et connaissent les circonstances limitées dans lesquelles ces renseignements peuvent être partagés avec des tiers. Le membre ou une autre personne avec qui la FCF fait affaire qui souhaite retirer son consentement doit en informer par écrit le responsable de la protection de la vie privée de la FCF. Cependant, il est entendu que dans les cas où un tel consentement est retiré, ou n’est pas donné, il peut y avoir des circonstances dans lesquelles la FCF ne sera pas en mesure de fournir un service au membre ou de fournir les produits ou services demandés.

Tout membre, client, auteur ou toute autre personne qui fait affaire avec la FCF peut demander une copie des renseignements personnels le concernant qui se trouvent dans les dossiers de la FCF ou une liste des tiers à qui ces renseignements ont été communiqués, en faisant une demande écrite en ce sens au responsable de la protection de la vie privée de la FCF. Une preuve d’identité acceptable devra être produite avant que le responsable de la protection de la vie privée de la FCF puisse répondre à une telle demande. Dans certains cas, il sera impossible de fournir à une personne le dossier complet des renseignements personnels qui la concernent à cause d’autres restrictions applicables, par exemple si le dossier en question contient des renseignements personnels indissociables au sujet d’une autre personne. Dans ces circonstances, une explication des raisons à l’appui du refus de la demande sera fournie. Il existe également d’autres circonstances, par exemple si les renseignements personnels ont été obtenus en partie dans le cadre d’un processus formel de règlement de conflit, où les renseignements personnels recueillis par la FCF ne seront pas communiqués après une telle demande.

Si un membre, un client, un auteur ou une autre personne qui fait affaire avec la FCF estime que les renseignements personnels le concernant qui se trouvent dans les dossiers de la FCF sont inexacts, incomplets ou périmés ou, autrement, si elle souhaite faire enquête au sujet de l’observation par la FCF des règles d’utilisation des renseignements personnels de cette personne ou la contester, cette personne peut en informer le responsable de la protection de la vie privée de la FCF par écrit. Le responsable de la protection de la vie privée de la FCF examinera alors la demande et apportera les corrections nécessaires ou prendra les mesures appropriées dans les circonstances.

Une telle demande sera traitée dans les trente (30) jours.

Responsable de la protection de la vie privée

Un responsable de la protection de la vie privée est responsable des mesures nécessaires pour assurer la conformité à la présente politique sur la protection de la vie privée et à la législation applicable. En plus de ses autres responsabilités à cet égard, le responsable de la protection de la vie privée sera responsable de l'établissement et de l'observation des procédures de réception et de réponse aux demandes et aux plaintes au sujet de la cueillette ou de l'utilisation des renseignements personnels par la FCF.
 
Contactez le responsable de la protection de la vie privée au privacyofficer@ctf.ca

2018-12-14 21:20:56